特定技能の受け入れの流れ|相談〜就労開始

特定技能外国人の受け入れを決めかけている企業様から、私たちが最も多くいただく質問が「結局、何から始めて、いつ働き始めてもらえるのか」というものです。求人を出せばすぐ来てもらえる採用とは違い、特定技能には雇用契約・支援計画の作成・在留資格の手続きという段取りがあり、しかも採用ルートによって手順が変わります。全体像が見えないまま個別の情報を調べても、自社がいまどの段階にいるのか分かりにくいものです。この記事では、特定技能外国人を受け入れるまでの流れを、海外から採用する場合と国内にいる人材を採用する場合に分けて、出入国在留管理庁の公表情報に基づいて時系列で整理します。

受け入れの流れ全体像——海外採用と国内採用の2ルート

特定技能外国人の採用には大きく2つのルートがあります。海外で技能試験・日本語試験に合格した人材を呼び寄せる「海外採用」と、技能実習の修了者や留学生など、すでに国内に在留している人材を採用する「国内採用」です。出入国在留管理庁が公表している手続きの流れによると、両ルートとも雇用契約の締結・支援計画の作成までは共通ですが、その後の在留資格の手続きが異なります(出典: 出入国在留管理庁「受入れ機関の方」)。

海外採用は、証明書の交付・査証(ビザ)の取得・入国という工程が加わる分、国内採用よりも準備期間が長くなる傾向があります。一方の国内採用は、すでに日本国内にいる人材が対象のため、在留資格の変更手続きだけで就労を始められるのが特徴です。自社がどちらのルートを想定しているかで、準備すべきスケジュールが大きく変わってきます。

ステップ別に見る手続きの流れ

両ルートの手続きを、出入国在留管理庁の情報に基づいて表に整理しました。

段階	海外採用の場合	国内採用の場合
1	技能試験・日本語試験に合格	技能試験・日本語試験に合格(技能実習2号修了者は試験免除の場合あり)
2	雇用契約の締結	雇用契約の締結
3	支援計画の作成	支援計画の作成
4	在留資格認定証明書交付申請	在留資格変更許可申請
5	証明書受領→査証申請→査証受領	変更許可の取得
6	入国	—
7	就労開始	就労開始

支援計画とは、事前ガイダンスや住居確保の支援など、受け入れ企業が特定技能1号の外国人に対して実施しなければならない10項目の義務的支援をまとめた計画書です(制度の全体像は「特定技能制度とは?企業向けに仕組みを解説」、支援内容の詳細は「特定技能の支援計画とは?10項目の内容を解説」で解説しています)。出入国在留管理庁の案内では、事前ガイダンスや健康診断といった支援の一部は、在留資格の申請を行う前の段階で実施しておく必要があるとされています。つまり支援計画は「受け入れが決まってから後で作る書類」ではなく、在留資格の手続きに入る前に固めておくべき準備の一部だという理解が重要です。

在留資格認定証明書交付申請は、所属機関(受け入れ企業)自身が代理で行えるほか、登録支援機関(特定技能外国人への支援を専門に行う、出入国在留管理庁に登録された機関)に取次を依頼することもできます。同様に、国内採用の在留資格変更許可申請も、外国人本人による申請に加えて、所属機関や登録支援機関による取次が可能です。手続きの窓口をどこに置くかは、社内に手続き経験者がいるかどうかで判断が分かれるところです。技能実習からの移行に特有の要件・スケジュールは「技能実習の特定技能移行手続きと要件」で詳しく解説しています。

受け入れにかかる期間の目安

「結局トータルで何か月かかるのか」は、多くの企業様が次に気になる点です。出入国在留管理庁の案内では、在留資格認定証明書交付申請の標準処理期間は1か月から3か月とされています(出典: 出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」)。これに加えて、証明書受領後の査証申請・受領、入国までの時間が必要になるため、海外採用では雇用契約の締結から就労開始まで、半年前後を見込んでおくのが現実的です。

国内採用の場合は、査証や入国の工程がない分、在留資格変更許可申請の審査期間がそのまま準備期間の目安になります。ただし審査期間は個別の事案によって変動するため、余裕を持ったスケジュールを組むことをおすすめします。なお、すでに特定技能で在留している人材の在留期間を更新する場合は、在留期限が満了する概ね3か月前から更新申請が可能です(出典: 特定技能総合支援サイト「必要な書類について」)。更新のタイミングを逃すと在留資格が失効するリスクがあるため、社内で期限管理の担当者を決めておくと安心です。

在留資格認定証明書交付申請・在留資格変更許可申請とも、地方出入国在留管理官署への提出が窓口(郵送不可)です。手数料は申請の種類によって異なり、在留資格認定証明書交付申請は無料ですが、在留資格変更許可申請には手数料がかかります(現行は窓口申請6,000円・オンライン申請5,500円。2026年10月以降の申請分から改定案が示されています)。手数料の詳細は「在留手数料の値上げはいつから?企業の対策を解説」で解説しています。提出先は、居住予定地または受入機関所在地を管轄する官署です。

受け入れ準備で確認しておきたいこと

手続きの流れが見えてくると、次に気になるのは「実際にいくらかかるのか」「支援は自社でできるのか」という点です。この2つは記事を分けて詳しく解説しています。

• 費用の内訳: 登録支援機関への委託費用の相場や、初期費用・都度費用の考え方は「登録支援機関の費用相場は?内訳と選び方を解説」で整理しています
• 支援を自社で行うか委託するか: 10項目の義務的支援を自社の体制で回せるかどうかの判断材料は、支援サービスのページでもご紹介しています
• 全体スケジュールの時系列イメージ: 相談から就労開始までを図でまとめた受け入れの流れのページもあわせてご覧ください

受け入れの検討を始めたばかりの段階では、これらを個別に調べるよりも、まず自社の採用ルート(海外採用か国内採用か)を決めることが、スケジュールを具体化する一番の近道です。

AidBridgeの場合

私たちAidBridgeは、愛知県を拠点に愛知・岐阜・三重・奈良で活動する登録支援機関です(登録番号: 23登-009340)。代表は現役の社会保険労務士であり、在留資格の手続きと雇用契約・社会保険といった労務管理を、一つの窓口で並行して確認できる体制を整えています。受け入れの流れの中では、在留資格の手続きだけでなく雇用契約の内容そのものが審査対象になるため、労務の視点を最初から組み込んで準備を進められることは、特に初めて受け入れを検討する企業様にとって負担軽減につながると考えています。在留資格認定証明書交付申請・在留資格変更許可申請の取次も、企業様に代わって行うことが可能です。

まとめ

特定技能外国人の受け入れは、海外採用・国内採用のいずれも「雇用契約の締結→支援計画の作成→在留資格の手続き→就労開始」という流れをたどりますが、海外採用は査証取得と入国の工程が加わる分、準備期間が長くなります。在留資格認定証明書交付申請の標準処理期間は1か月から3か月とされており、海外採用全体では半年前後を見込むのが現実的です。支援計画の作成や事前ガイダンスは在留資格の申請前に済ませておく必要があるため、「まず何を先に準備すべきか」を早い段階で把握しておくことが、スムーズな受け入れにつながります。

自社の採用ルートに合わせたスケジュールの立て方や、支援計画の具体的な作り方でお悩みでしたら、まずは無料相談で状況をお聞かせください。お気軽に無料相談するからご連絡ください。