特定技能
外国人材の受け入れ前に｜日本人社員への説明と社内準備
※2026年10月時点の情報です。制度の運用は改正されますので、実務では出入国在留管理庁・厚生労働省の最新情報をご確認ください。
「外国人材の採用は決まったけれど、現場の社員にどう伝えればいいのか分からない」「言葉が通じるのか、自分たちの仕事が増えるのかと、ベテラン社員が不安がっている」。受け入れの準備を進める企業で、こうした声は少なくありません。
在留資格の申請や住居の手配に目が向きがちですが、受け入れの成否を左右するのは、一緒に働く日本人社員の理解です。この記事では、特定技能(人手不足の分野で一定の技能を持つ外国人を受け入れる在留資格)を中心に、受け入れ前に日本人社員へ説明しておきたいことと、社内で整えておく準備を時期別に整理します。社員から実際に出やすい質問への答え方まで、あわせてお答えします。
社内準備は「制度が求めていること」でもある
日本人社員への説明は、職場の気配りにとどまりません。制度の側でも、受け入れる会社の体制が問われています。
| 根拠 | 定めている内容 | 社内準備との関係 |
|---|---|---|
| 入管法・特定技能基準省令(運用要領 第5章第1節) | 外国人であることを理由に、報酬の決定、教育訓練の実施、福利厚生施設の利用その他の待遇について差別的な取扱いをしないこと | 研修や社員寮、休憩室などの扱いを日本人社員と分けない |
| 特定技能基準省令(運用要領 第6章第2節) | 1号の方への支援として、生活オリエンテーション、相談・苦情への対応、日本人との交流の促進などを支援計画に定めて行うこと | 相談を受ける人、交流の機会をつくる人を社内で決めておく(登録支援機関に全部を委託する場合は、委託先との分担を確認する) |
| 外国人雇用管理指針 第二(2026年6月14日から適用) | 日本人労働者が共生社会の実現について理解し協力し、外国人労働者が日本の文化や日本語、法律や制度を理解して責任ある行動をとれるよう、事業主が適切な雇用管理を行うことが重要 | 日本人社員への説明を、会社の雇用管理の一部として位置づける |
| 外国人雇用管理指針 第四の五 | 社内規程その他文書の多言語化、苦情や相談を受け付ける窓口の設置、母国語での導入研修の実施などに努めること | 来日前に掲示物や窓口を用意する |
出典: 出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」(令和8年10月)、厚生労働省「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」(令和8年10月1日時点の全文。令和8年厚生労働省告示第227号まで反映)、同 指針の一部を改正する告示(令和8年厚生労働省告示第227号)を基に当社作成
外国人雇用管理指針は、特定技能に限らず外国人を雇用するすべての事業主に向けた厚生労働省の指針です。多くの項目は「努めること」という努力義務の書き方ですが、2026年5月29日の改正で、日本人労働者の理解と協力に触れる一文が基本的な考え方に加わりました(同年6月14日から適用)。支援計画の10項目の全体像は「特定技能の支援計画とは?10項目の内容を解説」で整理しています。
日本人社員に説明しておきたい5つのこと
受け入れの直前に「来月から外国人が来ます」とだけ伝えると、社員の側には不安と憶測が残ります。少なくとも次の5つを、受け入れ前に言葉にしておくことをおすすめします。
1. なぜ受け入れるのか。 人手の確保なのか、事業の拡大なのか、技能を持つ人材を長く育てたいのか。会社としての理由を経営者や責任者から直接伝えると、社員は「自分の仕事が奪われるのでは」という誤解を持ちにくくなります。
2. どんな人が、どの仕事をするのか。 国籍や年齢だけでなく、日本語の力、これまでの経験、任せる業務の範囲を伝えます。特定技能では、任せられる業務の範囲が分野ごとに定められています。その範囲を配属先の社員にも共有しておくと、現場で頼む仕事に迷いが出にくくなります。
3. 待遇はどう決めているのか。 特定技能では、報酬の額が同じ業務に従事する日本人と同等以上であることが求められています。一方で運用要領は、外国人と比べた結果、日本人労働者に不当に安い賃金を支払うことにならないよう留意することも求めています。外国人だから安い、外国人だけ優遇、のどちらでもないことを、根拠とともに説明しておくと誤解を防げます。
4. 誰が何を担当するのか。 仕事を教える指導役、生活や職場の相談を受ける窓口、定期的な面談を行う担当者を決めて社員に伝えます。1号の支援を担う支援責任者・支援担当者は、本人を監督する立場にない、中立な立場の人である必要があります(出典: 前掲・運用要領 第5章第2節)。なお、支援計画の全部の実施を登録支援機関に委託する場合は、支援の適正な実施に係る基準に適合するものとみなされ、支援は委託先の登録支援機関が支援計画に基づいて行います(出典: 同 第6章第4節)。その場合も、現場の指導役や、本人・社員が最初に声をかける社内の連絡役は、会社側で決めておくと安心です。現場の上司がすべてを抱え込まない分担にしておくことが、指導役の負担を軽くします。
5. 言葉や習慣の違いにどう接するか。 来日直後は、日本語での細かな指示が伝わりにくいことがあります。出入国在留管理庁と文化庁は、短く、はっきり伝える「やさしい日本語」の手引きとして、書き言葉と話し言葉のポイントを公表しています(出典: 出入国在留管理庁「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」)。社内説明会で一度目を通しておくだけでも、現場の声かけが変わります。
時期別に整える社内の準備
本人への支援と社員への説明は、同じ時間軸で進めると抜け漏れが少なくなります。
1号の義務的支援のうち、事前ガイダンスは在留資格認定証明書の交付申請前(国内からの変更の場合は変更申請前)に、生活オリエンテーションは入国後(変更の場合は変更許可後)に行うと定められています(出典: 前掲・運用要領 第6章第2節)。生活オリエンテーションでは日本のルールやマナー、公共機関の利用方法、災害時の対応などを説明し、相談・苦情には本人が十分に理解できる言語で対応します。日本人との交流の促進は、地域のお祭りなどの行事の案内や参加の補助などが例に挙げられています(出典: 出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援・登録支援機関について」)。
社内の準備で見落としやすいのが、雇用条件書の窓口欄です。入管庁が公開している雇用条件書(参考様式第1-6号)には、通常の労働者との待遇の相違について説明を求められる窓口(4番)と、雇用管理の改善等に関する相談窓口(5番)を記入する欄があります(出典: 出入国在留管理庁「特定技能関係の申請・届出様式一覧」掲載の記載例)。この欄に名前を書く担当者は、実際に説明を求められたときに答えられる準備が必要です。経緯は「特定技能の雇用条件書に新項目|10月からの確認点」で解説しています。
受け入れ前に、次の点を確認しておくと安心です。
- 受け入れの理由と配属先を、配属先の社員に説明する場を設けた
- 指導役と社内の相談窓口を決め、社員にも伝えた(登録支援機関に委託する場合は、委託先との役割分担も確認した)
- 雇用条件書の4番・5番の窓口欄に書く担当者を決めた
- 安全上の注意、就業規則の要点、職場の掲示物を本人が読める形にした
- 研修、社員寮、休憩室、社内行事の扱いを日本人社員と分けていない
- 着任後に日本人社員の困りごとを聞く機会も予定に入れた
受け入れ全体の段取りは「特定技能の受け入れの流れ|相談〜就労開始」をご覧ください。
日本人社員からよく出る質問と答え方
説明会では、次のような質問がよく出ます。答えの方向性を事前にそろえておくと、説明する人によって言うことが変わる事態を防げます。
| 社員からの質問 | 答え方の方向性 |
|---|---|
| 給料は私たちより安いのですか | 特定技能では、同じ業務に従事する日本人と同等以上の報酬であることが求められます。外国人であることを理由に安くすることはありません |
| なぜ外国人だけ住まいの手配などを会社がするのですか | 住居の確保や生活の説明は、1号の受け入れで会社に求められる支援です。優遇ではなく、制度上の役割です |
| 言葉が通じないとき、誰に相談すればいいですか | 指導役と相談窓口の担当者を伝えます。本人の母語で相談できる窓口がある場合は、その連絡先も共有します |
| 指導で自分の仕事が増えませんか | 指導役の業務量と、面談や生活の相談を別の担当者が受け持つことを説明します |
| すぐに辞めてしまうのではないですか | 特定技能は一定の条件のもとで転職が認められた在留資格です。だからこそ、働き続けたいと思える職場づくりに全員で取り組みます |
出典: 前掲・運用要領、出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援・登録支援機関について」を基に当社作成
給料の決め方を具体的に説明したい場合は、「特定技能の賃金相場|国の調査で月25.4万円」が参考になります。着任後の定着の打ち手と定期面談の進め方は、「特定技能外国人の定着策|離職の背景と面談・転職対応」で詳しく扱っています。
まとめ
外国人材の受け入れ前の社内準備は、職場の気配りであると同時に、制度が受け入れる会社に求めていることでもあります。日本人社員には、受け入れの理由、任せる仕事、待遇の考え方、担当の分担、言葉への接し方の5つを先に伝えておくと、不安や誤解が残りにくくなります。本人への支援と社員への説明を同じ時間軸で進め、雇用条件書の窓口欄の担当者まで決めておけば、着任の日を落ち着いて迎えられます。
AidBridgeの場合
私たちAidBridgeは、代表が社会保険労務士である登録支援機関です。生活オリエンテーションや相談対応などの義務的支援を、ベトナム語・インドネシア語・英語でお受けしています。受け入れ前の社内準備や担当の決め方についても、この記事で整理した考え方を支援計画の作成にあわせてお伝えしています。待遇の整理や就業規則・賃金規程の見直しといった社会保険労務士の業務は、代表が運営する姉妹事務所の社会保険労務士事務所TOMBOが担当します。また、執行役員がインドネシアの送出機関の顧問を務めており、顧問先の送出機関から来日前の教育内容や生活面の情報を得て、受入企業様にお伝えしています。来日後は日本語学習にも継続して伴走しています。支援の範囲は支援サービスのページをご覧ください。
日本人社員への説明の仕方や、受け入れ前に何から準備すればよいか迷われている場合は、無料相談するところからお気軽にお声がけください。