特定技能外国人の労務管理｜社労士が解説

※運用要領は2026年8月20日更新版、その他は2026年8月時点の情報です。法令・運用は改正されますので、実務では一次情報の最新版をご確認ください。

特定技能外国人の受け入れが決まると、関心はまず在留資格の申請に集中します。実際に手が止まるのは、就労が始まったあとです。日本人と同じに扱ってよいのか、社会保険はどこまで同じなのか、契約を少し変えただけでも入管に何か出す必要があるのか。受け入れから数か月後に、最も多くいただくご相談です。

特定技能の労務管理には、日本人の労務管理と決定的に違う点が一つあります。社内で起きた労務上の出来事が、そのまま在留資格の適法性に関わってくることです。給与の見直し、契約内容の変更、退職といった社内で完結するはずの事柄に、期限つきの届出義務が伴います。この記事では、受入企業がつまずきやすい実務論点を社会保険労務士の視点で整理します。

特定技能の労務管理は「二階建て」で考える

一階は、日本人とまったく同じ土台です。労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法、雇用保険法、健康保険法、厚生年金保険法などの労働関係法令・社会保険関係法令は、国籍にかかわらず適用されます(出典: 厚生労働省「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」)。

その上に、特定技能だけの二階部分が乗ります。①特定技能雇用契約が満たすべき基準、②受入企業(制度上は「特定技能所属機関」と呼びます)自身が満たすべき基準、③入管への届出義務、の3つです。

二階建てで捉える意味は、一階が崩れると二階も崩れる点にあります。たとえば社会保険料の未納は、受入れ機関の基準である「労働、社会保険及び租税に関する法令の規定を遵守していること」への不適合として扱われます(出典: 出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」(2026年8月20日更新版))。

手続き全体の流れは「特定技能の受け入れの流れ」、就労開始後の支援は「特定技能の義務的支援10項目」で整理しています。

雇用契約と労働時間 —「同等」を書面で説明できるか

二階部分の一つ目、特定技能雇用契約の基準です。主な内容は次のとおりです。

基準	求められる内容
従事させる業務	分野・業務区分に対応した業務であること
所定労働時間	同じ企業に雇用される通常の労働者(フルタイムの一般労働者)の所定労働時間と同等であること
報酬額	日本人が従事する場合の報酬の額と同等以上であること
差別的取扱いの禁止	外国人であることを理由に、報酬の決定・教育訓練・福利厚生施設の利用その他の待遇で差別的な取扱いをしていないこと
一時帰国	一時帰国を希望した場合に、必要な有給休暇を取得させるものとしていること
報酬の支払方法	口座振込があることを説明し、本人の同意を得た場合は預貯金口座への振込み等によること

出典: 出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」(2026年8月20日更新版)を基に当社作成

見落とされやすいのは所定労働時間の「同等」です。フルタイムとは、原則として労働日数が週5日以上かつ年間217日以上、週の労働時間が30時間以上を指します。パートタイム労働者やアルバイトは比較対象の「通常の労働者」に含まれません。

報酬の「同等以上」は、「最低賃金引き上げと特定技能外国人の給与設計」のとおり最低賃金を超えていれば足りるものではありません。運用要領は、技能実習2号修了者はおおむね3年、3号修了者はおおむね5年の経験者として取り扱い、同程度の経験を積んだ日本人技能者への報酬額と比較して設定すべきとしています。

時間外・休日労働をさせるには、いわゆる36協定の締結・届出と割増賃金の支払いが必要で、上限規制(原則として月45時間・年360時間)も同じく適用されます(出典: 厚生労働省「時間外労働の上限規制」)。

社会保険・労働保険と、帰国時の脱退一時金

健康保険・厚生年金保険の適用事業所であれば、要件を満たす特定技能外国人も被保険者になります。違うのは、制度の説明が事業主の努めるべき事項として明示されている点で、前掲の指針は、労働・社会保険の法令内容や給付の請求手続を本人が理解できる方法で周知するよう求めています。

実務で必ず話題になるのが脱退一時金です。日本国籍を有しない方が公的年金の被保険者資格を喪失した場合などに請求できます。期限は、最後に被保険者資格を喪失した日から2年以内です。ただし資格喪失日にまだ日本国内に住所があった場合は、その後に住所を有しなくなった日から2年以内となります。厚生年金保険では、支給額の計算に用いる月数の上限は、最終月(資格喪失した日の属する月の前月)が2021年(令和3年)4月以降の方で60月(5年)です(出典: 日本年金機構「脱退一時金の制度」、2026年4月1日更新)。

国によって扱いが変わるのが社会保障協定です。保険料の二重負担を防ぎ、両国の年金加入期間を通算できるようにする仕組みで、発効状況は次のとおりです。

主な送出国	社会保障協定の発効
フィリピン	2018年8月に発効
中国	2019年9月に発効
ベトナム・インドネシア・ミャンマー・ネパール	発効済みの相手国一覧に記載なし

出典: 日本年金機構「協定を結んでいる国との協定発効時期および対象となる社会保障制度」を基に当社作成

指針は、帰国前に脱退一時金を請求し得る旨を説明するよう努めることを求め、あわせて、一時金を受け取るとその計算の基礎となった期間は被保険者でなかったものとみなされることも伝えるよう促しています。「受け取るのが常に得」とは限らないのです。

労務の出来事は、そのまま入管への届出になる

受入企業には、事由が生じた日から14日以内の届出(随時届出)が義務づけられています。対象は、特定技能雇用契約の変更・終了・新たな締結、支援計画や支援委託契約の変更・終了、受入れが困難となった場合、受入れ機関の基準に適合しなくなった場合などです。届出が適正に履行されていない場合は特定技能外国人を受け入れることができなくなるとされています(出典: 出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」)。加えて、雇用契約に関する届出と、定期届出のうち受入れ状況に関する事項の届出については、届出をしなかった場合や虚偽の届出をした場合は30万円以下の罰金(入管法第71条の4)、それ以外の届出(支援計画や支援委託契約の変更、受入れ困難など)を怠った場合は10万円以下の過料(同第77条の2)の対象です(出典: e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」)。

もう一つが定期届出です。四半期ごとの提出は2025年4月15日提出分が最後とされ、以後は年1回になりました(出典: 前掲・届出ページ)。対象期間は4月1日から翌年3月31日まで、提出は翌年の5月31日までです(出典: 前掲・運用要領)。

注目したいのは中身です。届出事項には、受け入れ人数のほか、実労働日数、所定内実労働時間数、超過実労働時間数、きまって支給する現金給与額、賞与等の特別給与額、控除額(食費・居住費・税・社会保険料)、昇給率などが含まれます。賃金台帳と出勤簿の内容をそのまま報告する仕組みです。

労務判断そのものが受け入れの可否に関わる例もあります。受入れ機関の基準では、契約締結日の前1年以内およびその後に、特定技能外国人と同種の業務に従事していた労働者を非自発的に離職させていないことが求められ、人員整理のための希望退職の募集や退職勧奨などが該当し得るとされています。該当するかは個別の事情によりますので、判断に迷う場面では地方出入国在留管理局に相談することが運用要領でも案内されています。

今すぐ整えるべき会社と、順を追ってよい会社

次のような企業様は、今の時点で労務の記録まわりを整えることをおすすめします。

• 受け入れ済みで、勤怠を紙の出勤簿や表計算ソフトで管理している企業様。次の定期届出の対象期間(2026年4月1日〜2027年3月31日)はすでに進行中で、月次で集計しないと期末に負担が集中します。
• 人員整理や退職勧奨、労働条件の引き下げを検討している企業様。非自発的離職者の発生は受入れ機関の基準に関わります。
• 賃金規程がない、または報酬の「同等以上」を説明する書面がない企業様。更新期に慌てて作るより、平時に整えるほうが確実です。

一方で、次のような企業様は順を追って進めても間に合います。

• これから受け入れを検討する段階で、まだ雇用契約を結んでいない企業様。最初から要件を織り込んだ雇用条件書・賃金規程を作れます。
• すでに勤怠管理システムで労働時間と給与を月次で締めている企業様。届出は既存データの整形が中心です。

明日できる3つの確認

1. 雇用条件書と、直近3か月の賃金台帳・出勤簿を突き合わせる。 契約書上の所定労働時間・報酬と実際の支給額・労働時間がずれていれば、届出が必要な事象がすでに起きている可能性があります。
2. この1年間に起きた「契約に関する出来事」を洗い出す。 昇給、手当の新設、契約更新、退職。それぞれ14日以内の届出を出したかを確認します。
3. 社会保険料・労働保険料の直近の納付状況を確認する。 未納や遅延は、受入れ機関の基準の問題でもあります。

まとめ

特定技能の労務管理は、日本人と同じ法令の土台に、雇用契約の基準・受入れ機関の基準・届出義務が重なった構造です。所定労働時間と報酬の「同等」を書面で説明できること、脱退一時金を本人が判断できるだけ説明すること、契約の変更や終了を14日以内に届け出ること。この3つを月次業務に組み込めれば、実務はおおむね回ります。

AidBridgeの場合

私たちAidBridgeは、代表が現役の社会保険労務士である登録支援機関です。労務の相談先と入管の相談先が分かれていると「社労士には届出のことがわからず、支援機関には賃金規程のことがわからない」という谷間が生まれがちですが、私たちはその両方を一つの窓口でご相談いただけます。届出書類・申請書類は、提携行政書士の監修のもと独自システムで作成を支援しています。申請そのものを行うのは受入企業様で、私たちは月次の労務データから必要な情報を組み立てる部分を仕組みで支えます。支援の範囲は支援サービスのページ、費用は料金ページをご覧ください。

自社の労務管理が要件を満たせているか不安な場合や、届出の運用を一度点検したい場合は、無料相談するところからお気軽にお声がけください。