外国人雇用の手続きとは？必要書類と流れを解説

「外国人を採用することになったが、何から手を付ければよいのか分からない」というご相談を、私たちはよく受けます。技能実習や特定技能に限らず、技術・人文知識・国際業務、留学生のアルバイトなど、在留資格を問わず外国人を雇用する場面は年々増えていますが、日本人採用と同じ感覚で進めると、確認や届出の漏れに気づかないまま手続きが進んでしまうことがあります。この記事では、在留資格の種類にかかわらず共通して押さえておきたい雇用手続きの流れと必要書類を、採用前・採用時・採用後の3段階に分けて整理します。

外国人雇用の手続きは「日本人採用+2つの確認」と考える

外国人を雇用する際の実務は、基本的には日本人を採用するときの手続き(労働条件の明示、雇用契約の締結、社会保険・雇用保険の手続きなど)がベースになります。そのうえで、外国人雇用に固有の確認・届出が2つ加わると考えると全体像をつかみやすくなります。

1つ目は、採用前の「就労が認められる人材かどうか」の確認です。在留資格には就労が認められないものや、就労できる職種・業務が限定されているものがあるため、在留カードなどで事前に確認する必要があります。

2つ目は、採用時・離職時の「外国人雇用状況の届出」です。これはすべての事業主に課される法律上の義務で、日本人採用にはない手続きです。

この2つを押さえたうえで、以下では採用前・採用時・採用後の各段階で具体的に何をするかを見ていきます。

採用前に確認すべきこと——在留カードのチェック

外国人を採用する前に必ず行うべきなのが、在留カードの確認です。在留カードは、中長期間日本に滞在する外国人に交付される身分証明書で、次の項目を確認します。

• 氏名・生年月日・国籍などの基本情報(パスポートと一致しているか)
• 在留資格(何のために日本に滞在しているか)
• 在留期間(満了日)(有効期限が切れていないか)
• 就労制限の有無(就労が認められない資格でないか、認められる場合は職種の制限がないか)
• 資格外活動許可の有無(留学生などをアルバイトで雇う場合、許可の記載や許可書の提示があるか)

在留カードを確認せずに就労が認められない外国人を働かせてしまうと、雇用主自身が入管法上の「不法就労助長罪」(出入国管理及び難民認定法第73条の2)に問われる可能性があります。同罪は、外国人が不法就労者であることを知らなかった場合は原則として適用されませんが、条文上「過失により知らなかった者」はこの限りでないとされており、在留カードを確認していないなどの不注意があれば処罰の対象になり得る点には注意が必要です。

在留カードそのものの真正性に不安がある場合は、出入国在留管理庁が提供する「在留カード等番号失効情報照会」サービスで、カード番号と有効期間満了日の組み合わせが失効していないかをオンラインで確認できます。ただし、このサービスは番号が失効していないことを確認するもので、カード自体の偽造有無まで証明するものではない点に注意してください(出典: 出入国在留管理庁「在留カード等読取アプリケーション／失効情報照会 サポートページ」)。

なお、外国人本人が「自分が行える就労活動の内容」を公的に証明したい場合には、出入国在留管理庁に就労資格証明書を申請することもできます。取得は任意で、証明書がないことを理由に不利益な扱いをしてはならないと定められていますが、転職者を採用する際などに取得を依頼すると、業務内容が在留資格の範囲内かどうかの確認がスムーズになります(出典: 前掲・出入国在留管理庁「就労資格証明書」)。

採用時に必要な手続きと書類

在留カードの確認を終えて採用が決まったら、次は雇用契約に関わる手続きに進みます。

まず、労働条件を明示した書面を交付します。厚生労働省の指針では、外国人労働者に対しては業務内容・契約期間・就業場所・労働時間・休日・賃金・社会保険の適用などを明らかにした書面を交付するとともに、母国語や平易な日本語など、本人が理解できる方法で明示するよう努めることが求められています(出典: 厚生労働省「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」)。同指針では、国籍を理由に賃金や労働時間などで差別的な取り扱いをしてはならないことも明記されています。モデル労働条件通知書の多言語版を活用すると、この配慮を実務に落とし込みやすくなります。

そのうえで、外国人雇用に固有の手続きとして欠かせないのが、ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」です。労働施策総合推進法に基づき、在留資格が「外交」「公用」の場合と特別永住者を除き、外国人を雇い入れるすべての事業主に届出が義務付けられています。届出の方法は、雇用保険の被保険者となる場合は雇用保険被保険者資格取得届(様式第2号)、被保険者とならない場合は外国人雇用状況届出書(様式第3号)によって行います。届出を怠ったり虚偽の届出をした場合は、30万円以下の罰金の対象となります(出典: 厚生労働省「外国人雇用状況の届出」について)。

判断の分岐: 雇用保険の被保険者となる人材(週20時間以上勤務するフルタイム・準社員など)は資格取得届の提出期限が雇入れ翌月10日までと短く、通常の入社手続きの流れに自然に組み込めます。一方、雇用保険の対象とならない短時間アルバイトなどを雇う場合は、外国人雇用状況届出書を別途提出する必要があるため、こちらは入社日リストと突き合わせて届出漏れがないか定期的に確認する体制を持つ企業ほど安心できます。

採用後に必要な手続き——社会保険・雇用保険

労働条件の明示と外国人雇用状況の届出が済んだら、日本人採用と同様に、要件を満たす場合は健康保険・厚生年金保険・雇用保険の加入手続きを行います。労働・社会保険に関する法令は国籍にかかわらず外国人労働者にも適用されるため、加入要件を満たす場合は手続きを省略できません。前掲の厚生労働省の指針でも、保険給付の請求手続きなどについて、多言語の広報資料を活用したり母国語で説明したりする配慮が事業主に求められています。

必要書類チェックリスト

採用前から採用後までの流れに沿って、確認・準備しておきたい書類を整理すると次のとおりです。

段階	確認・準備する書類等
採用前	在留カード(表裏)、パスポートの写し、(任意)就労資格証明書
採用時	労働条件通知書(多言語・平易な日本語での配慮版が望ましい)、雇用契約書
採用時	外国人雇用状況届出書(様式第3号)または雇用保険被保険者資格取得届(様式第2号)
採用後	健康保険・厚生年金保険の資格取得届(要件を満たす場合)
採用後	雇用保険被保険者証(前職がある場合の確認)

• 在留カードの在留資格・在留期間・就労制限の有無を確認したか
• 労働条件を本人が理解できる方法で明示したか
• ハローワークへの届出方法(様式第2号 or 様式第3号)を確認し、期限内に提出したか
• 社会保険・雇用保険の加入要件を確認したか

特定技能など在留資格別に追加で必要な手続きは?

ここまでは在留資格を問わず共通する手続きですが、在留資格の種類によっては、これに加えて固有の手続きが発生します。たとえば特定技能で外国人材を受け入れる場合は、上記の一般的な手続きに加えて、支援計画の作成や10項目の義務的支援の実施、在留資格変更・認定の手続きが必要になります。特定技能制度そのものの仕組みや対象分野については、「特定技能制度とは?企業向けに仕組みを解説」で詳しく整理していますので、あわせてご確認ください。相談から就労開始までの具体的な段取りは「特定技能の受け入れの流れ|相談〜就労開始」で時系列に整理しています。特定技能を含め、こうした在留資格固有の支援業務にかかる費用感は「登録支援機関の費用相場は?内訳と選び方を解説」で解説しています。

AidBridgeの場合

私たちAidBridgeは、社会保険労務士が代表を務める登録支援機関として、在留カードの確認や届出といった雇用手続きの実務と、労働条件の明示・社会保険加入といった労務管理を切り離さずに一体でご相談いただける体制をとっています。外国人雇用の手続きは、入管法まわりの確認と労働関連法令の手続きが交錯する領域のため、どちらか一方の視点だけでは見落としが生まれやすいのが実情です。特定技能での受け入れをお考えの企業様には、支援計画の作成から義務的支援の実施まで含めてご案内しています。

まとめ

外国人雇用の手続きは、日本人採用の手続きに「採用前の在留カード確認」と「ハローワークへの外国人雇用状況の届出」という2つの固有ステップが加わったものと捉えると整理しやすくなります。在留カードでは在留資格・在留期間・就労制限の有無を必ず確認し、労働条件は本人が理解できる方法で明示すること、そして外国人雇用状況の届出は雇用保険の加入有無に応じて様式を使い分け、期限内に提出することが基本です。特定技能など在留資格ごとの追加手続きが発生する場合は、早めに情報を整理しておくと採用がスムーズに進みます。

自社のケースでどの手続きが必要になるか整理したいという企業様は、まずは無料相談でお気軽にお問い合わせください。