特定技能の定期届出は年1回に｜出し忘れの対処

※2026年9月時点の情報です。出入国在留管理庁の公表資料(定期届出作成要領、提出資料一覧表、2026年5月付のQ&A)を基にしています(2026年11月1日に出入国在留管理庁の届出ページを確認し、制度の変更がないことを確かめました)。実務では一次情報の最新版をご確認ください。

定期届出が四半期ごとから年1回になり、提出の手間は減りました。一方で、「初回の期限だった5月末に、自社は出しただろうか」と迷う企業は少なくありません。1年に1度しか来ない期限は、忘れやすい期限でもあります。

定期届出とは、特定技能外国人を受け入れている企業(制度上は「特定技能所属機関」と呼びます)が、受入れ・活動・支援の実施状況を定期的に出入国在留管理庁へ報告する届出です。この記事では、年1回への変更の中身、出し忘れに気づいたときの対処、そして今すぐ動くべき会社と待ってよい会社の分かれ目を整理します。

定期届出は2025年4月から「年1回」に変わった

変更の根拠は、2025年4月1日施行の省令改正です。定期届出の届出項目が見直され、提出頻度が「四半期ごと」から「1年に1回」に変わりました(出典: 出入国在留管理庁「令和7年4月1日施行の省令改正について」)。あわせて、それまで別々だった受入れ・活動状況の届出と支援実施状況の届出が一体化され、「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書(参考様式第3-6号)」という1つの様式にまとまっています(出典: 同ページ掲載の「改正のポイント」(令和7年3月作成)、前掲・定期届出作成要領)。

新しい仕組みのポイントは次のとおりです(出典: 出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、「定期届出作成要領」)。

項目	内容
対象期間	4月1日〜翌年3月31日
提出期間	翌年度の4月1日〜5月31日(5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日)
届出者	特定技能所属機関(受入企業)
提出方法	電子届出システム、または本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局へ持参・郵送
移行	四半期ごとの提出は2025年4月15日提出分が最後

つまり、年1回方式の初回は、2025年4月1日〜2026年3月31日の1年分を、2026年4月1日から期限までに出すものでした。初回の期限は、5月31日が日曜日だったため2026年6月1日(月)でした。この記事を書いている9月時点では、初回の期限はすでに過ぎ、2回目の対象期間(2026年4月1日〜2027年3月31日)が進んでいます。

届出が必要な会社・不要な会社

「うちは対象なのか」は、在籍の長さではなく対象期間中に1日でも関係があったかで決まります。提出資料一覧表は、対象期間中に1日でも在留資格「特定技能」の外国人と雇用契約関係があれば、実際の就労がない場合でも提出が必要としています(出典: 出入国在留管理庁「定期届出 提出資料一覧表」)。判断に迷う例を整理しました。

ケース	扱い
対象期間中に入社し、数日で自己都合退職した	1日でも所属していれば対象
3月31日に入国し、4月から就労開始	入国した年度の届出の対象
認定証明書は交付されたが、まだ入国していない	対象外
特定技能から別の在留資格に変わった	変更許可までの期間が対象
全員が特定技能2号に移った	引き続き提出が必要。対象期間中に1号だった期間の支援実施状況は記載が必要(期間を通じて2号のみなら不要)
対象期間中に受け入れていない	提出不要

出典: 出入国在留管理庁「定期届出作成要領」、「定期届出に関連してお問合せの多い事項について(Q&A)」(令和8年5月)を基に当社作成

見落としやすいのは、年度の途中で退職者だけが出て、3月末時点では誰もいない会社です。「今はいないから関係ない」と考えがちですが、Q&Aは、対象期間中に1日でも所属していれば定期届出の対象になると明記しています。

もう一つ、支援を登録支援機関(受入企業から支援業務の委託を受ける、国に登録された機関)に全部委託している場合も、提出するのは受入企業です。登録支援機関の支援実施状況は、受入企業が取りまとめて一緒に提出します。提出資料一覧表は、登録支援機関が受入企業の代わりに届出を行うことは認められないと注意しています。複数の事業所で受け入れている場合も、本社がまとめて1部を出します。

出し忘れに気づいたときの対処

期限を過ぎていたと分かったら、まず止めずに提出することです。提出資料一覧表は、届出期間内に届出ができなかった場合は、その理由を記載した理由書(任意様式)を添付するよう求めています(出典: 前掲・提出資料一覧表)。

準備には思ったより時間がかかります。届出書の別紙には、1年分の活動日数や報酬の支給総額を記載します。Q&Aによれば、報酬は税金等を控除する前の支給総額で、たとえば20日締め・翌月10日払いなら4月10日〜翌年3月10日に支払った給与の合計です。さらに、「一定の基準」(過去3年間に指導勧告・改善命令を受けていないこと、オンライン申請・電子届出の利用、上場企業や3年間の継続した受入れ実績などの要件。詳しくは作成要領)を満たさない会社は、社会保険料の納入状況(届出月の前々月までの12か月分)、納税証明書、労働保険料の納付資料なども添付します。

提出後に誤りが見つかった場合は、補正した届出書を出し直します。電子届出で出した場合は、理由書と補正した届出書を管轄の地方出入国在留管理局へ窓口または郵送で提出するとされています(出典: 前掲・Q&A)。

なお、期限後の提出がどう評価されるかについて、私たちが確認した公表資料には、理由書の添付のほかに一律の基準は示されていません。遅れが大きい場合や事情が込み入っている場合は、自己判断で済ませず、管轄の地方出入国在留管理局に相談することをおすすめします。

出さないままにした場合のリスク

定期届出は、入管法第19条の18第2項に基づく義務です。届出をしなかった場合や虚偽の届出をした場合の罰則は、届出事項によって分かれています(出典: e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」)。

届出事項(第19条の18第2項)	届出をしない・虚偽の届出をした場合
第1号 受け入れている特定技能外国人の氏名・活動の内容など	30万円以下の罰金(第71条の4)
第2号 支援計画の実施状況 / 第3号 その他在留管理に必要な事項	10万円以下の過料(第77条の2)

罰則以上に実務で重いのは、今後の受け入れへの影響です。作成要領は、定期届出が提出されない場合や、提出書類から受入れ機関としての基準を満たしていないことが判明し改善されない場合は、特定技能外国人の受入れは原則認められないとしています。届出ページも、届出が適正に履行されていない場合は受け入れができなくなると案内しています。在留期間の更新や新たな採用を控えている会社ほど、早く片づけておくべき問題です。

届出には、定期届出のほかに、雇用契約の変更や終了などの際に14日以内に出す随時届出もあります。随時届出の対象や労務との関係は、「特定技能外国人の労務管理｜社労士が解説」で整理しています。

今すぐ動く会社、次の期限まで待ってよい会社

次のような会社は、今すぐ確認と提出に動くことをおすすめします。

• 2025年4月1日〜2026年3月31日に特定技能外国人が1日でも在籍していて、期限(2026年6月1日)までに提出した記録が見当たらない会社。理由書を添えて提出する対象です。
• 年度途中の退職者しかいなかったため、「対象外」と判断していた会社。
• 支援を登録支援機関に全部委託していて、「届出も委託先がやっている」と思っていた会社。
• 近く在留期間の更新申請や新規の受け入れを予定している会社。

一方で、次のような会社は、次の期限(2027年5月31日)に向けた準備から始めて間に合います。

• 初回分を期限内に提出済みで、控えも社内に残っている会社。
• 特定技能外国人の受け入れが2026年4月1日以降に始まった会社。初回の届出は、2027年4月1日〜5月31日です。

待ってよい会社でも、1年分をまとめて集計するのは負担が大きい作業です。活動日数や報酬の数字は、毎月の給与締めのタイミングで一覧にしておくと、期限前に慌てずに済みます。

明日できる3つの確認

1. 2025年度に在籍した特定技能外国人の名簿を作る。 退職者・在留資格を変更した人も含め、2025年4月1日〜2026年3月31日に1日でも在籍した人を洗い出します。
2. 提出の控えを探す。 電子届出の送信記録、窓口の受付控え、郵送の記録のいずれかがあるかを確認します。見つからなければ、提出済みと考えないことです。
3. 登録支援機関に支援実施状況の資料を依頼する。 支援を委託している場合、支援実施状況の取りまとめに必要な資料を委託先から受け取れるか確認します。

まとめ

特定技能の定期届出は、2025年4月1日施行の省令改正で年1回になり、対象期間は4月1日〜翌年3月31日、提出期間は翌年度の4月1日〜5月31日(土日祝日の場合は翌開庁日)です。初回の期限は、5月31日が日曜日だったため2026年6月1日(月)でした。対象期間中に1日でも特定技能外国人と雇用契約関係があれば提出が必要で、出すのは受入企業です。出し忘れに気づいたら、理由書を添えてできるだけ早く提出し、判断に迷う点は管轄の地方出入国在留管理局に相談してください。そのうえで、次の期限に向けて集計を月次の業務に組み込むことが、同じことを繰り返さない一番の近道です。

AidBridgeの場合

私たちAidBridgeは、代表が現役の社会保険労務士である登録支援機関です。定期届出の作成・提出は受入企業様が行うものですが、支援を委託いただいている企業様の支援実施状況の記録は、登録支援機関として保管しています。活動日数や報酬の集計は、賃金台帳と出勤簿の読み解きそのものです。数字の拾い方の確認を含む社会保険労務士の業務は、代表が運営する姉妹事務所の社会保険労務士事務所TOMBOが担当しますので、在留資格と労務の相談を分断せずに進められます。認定申請や期間更新の書類については、提携行政書士の監修のもと、受入企業様がご自身で作成する自社申請(内製化)を独自システムで支援しています。支援の範囲は義務的支援10項目の解説と支援サービスのページをご覧ください。

定期届出を出したか分からない、理由書に何を書けばよいか迷っている、という段階でも構いません。無料相談するところからお気軽にお声がけください。